Евгения Сафонова

Асинхронная коммуникация — подарок пандемии

Пережив пандемию, мы многому научились. Теперь мы быстро адаптируемся, умеем на лету перестраивать бизнес или открывать новые, внезапно востребованные направления. Проверили отношения на прочность и вышли на новый уровень коммуникации.

Асинхронная коммуникация существовала и до пандемии, но именно в этот период ее освоили все и привыкли к ней. И эту привычку полезно сохранить, возвращаясь к обычному ритму жизни, ведь по данным исследований она бережет здоровье, увеличивает продуктивность и экономит деньги.

Какую связь можно назвать асинхронной?

Этот термин пришел из области телекоммуникации. Он предполагает передачу данных с временны́ми перерывами, без синхронизации по времени.

В бизнесе асинхронная коммуникация возникает, когда ответ не ожидается мгновенно. Вот несколько примеров:

Синхронная коммуникация Асинхронная коммуникация
Совещание,
Телефонный или личный разговор,
Zoom-конференция
Электронная почта,
Мессенджеры (если не ожидается ответ сразу),
Системы таск-менеджмента (Trello, Bitrix24, Jira)

 

Почему постоянное общение в режиме реального времени — это проблема?

Умственную деятельность принято делить на два типа — мелкая работа и глубокая работа (термин «глубокая работа» ввел профессор компьютерных наук Кэл Ньюпорт). Мелкая не требует большой сосредоточенности, глубокая подразумевает долговременное фокусирование внимания.

Разобрать почту, ответить коллегам в чате — это примеры мелкой работы. Можно делать, попивая кофе и обсуждая с коллегами последние новости.

Составить стратегию продвижения, подготовить презентацию, программировать, найти и проанализировать информацию, подготовить отчет — это примеры глубокой работы. Вот она-то и страдает. Из-за невозможности изолироваться на долгий период времени, человек выполняет глубокую работу дольше и менее качественно (поставьте себе задачу написать статью и попросите коллег или друзей звонить или заходить к вам с вопросами каждые 5 минут).

Усиливается стресс

Асинхронная коммуникация — подарок пандемии

В компаниях с приоритетом подключенности вместо продуктивности сотрудники вынуждены всегда быть на связи, чтобы не пропустить важные решения. С непрерывной доступностью сотрудник не контролирует свое время, это приводит к дополнительному стрессу, трате лишних сил, разочарованию. В итоге мы получаем столь популярное сейчас выгорание.

Ухудшается качество принимаемых решений

Асинхронная коммуникация — подарок пандемии

При необходимости действовать немедленно, люди не выдают идеального решения (представьте себя оленем, внезапно застигнутым автомобилем на дороге). Нужна пауза, чтобы обдумать информацию и сформулировать ответ наилучшим образом.

Какая польза от перехода на асинхронную коммуникацию?

Асинхронная коммуникация — подарок пандемии

Часто кажется, что отсутствие доступа к сотруднику в любое время — это потеря контроля. Многочисленные исследования (например, это) говорят об обратном. Сотрудники работают более продуктивно и вовлеченно. Асинхронная коммуникация дает ряд очевидных преимуществ.

Контроль времени, больше гибкости

Сотрудник может сам структурировать свое время, в соответствии с обязанностями, биоритмами и образом жизни. Если пик умственной продуктивности приходится на вечер, не нужно пытаться заставлять себя делать глубокую работу утром, его можно посвятить мелкой работе.

Повышение качества коммуникации

Зная, что коллега увидит задачу не сразу, мы более тщательно формулируем ее. В свою очередь коллега лучше поймет задание и не будет задавать уточняющие вопросы. В обратную сторону тоже работает — имея возможность подумать, мы сформулируем более полезный ответ.

Пример плохо поставленной задачи:
«Нужен баннер»

Пример хорошо поставленной задачи::
«На сайте запускается акция. За покупку одного товара выдается купон на скидку 10%. Акция будет длиться 2 недели. Нужно сделать баннер про эту акцию. Оформить баннер нужно в общей стилистики сайта. На баннере должна быть кнопка „Купить” или подобная, логотип (приложен к задаче) и адрес сайта. Размер баннера 240х400px, вес не более 150Кб»

Автоматическое документирование

Вся важная информация автоматически сохраняется в виду того, что общение ведется в письменной форме. Легко поднять архивные данные чтобы, например, восстановить информацию о прошлых задачах по проекту.

Предсказуемость и планирование

Работа каждого сотрудника прозрачна. Асинхронная работа позволяет давать более точные прогнозы по завершению проектов и равномерно распределять нагрузку.

Выходит, надо всегда быть асинхронным?

У асинхронной коммуникации отмечают и некоторые минусы. Бывает, сотрудники чувствуют отчужденность от коллектива, особенно, если работают удаленно. В кризисных ситуациях асинхронное общение будет скорее мешать. Проекты высокой неопределенности требуют больше личного общения.

Истина, как обычно, где-то посередине. Общаться лично полезно, в конце концов, может быть, даже приятно. Мне видится оптимальным баланс в 70% асинхронного и 30% синхронного общения.

Асинхронная коммуникация, безусловно, мощный инструмент, его стоит использовать в своей работе, причем независимо от того, работаете ли вы в офисе или удаленно. Это повысит эффективность бизнеса, продуктивность работы, добавит заботы о ментальном и психическом здоровье коллектива в столь непростое время.

Если вы решите углубиться в изучение принципов асинхронной коммуникации, рекомендую руководство от GitLab.