Андрей Дуркин

Время точить топор

Многие менеджеры могли заметить некоторый спад активности в своих бизнес-процессах в последнее время. Причины всем ясны — наше общество заморожено, в некоторых аспектах — стоит практически на паузе. Сколько это продлится никто не знает, но можно сказать точно, что и это пройдёт. И вот тогда, в момент оттепели, многие отрасли бизнеса могут столкнуться с колоссальной нагрузкой, с компенсирующей волной обращений, которые не смогут обработать в полной мере. Почему бы не использовать нынешнее затишье чтобы подготовиться к грядущей буре? Возможно вы не найдёте более подходящего времени чтобы привести процессы в порядок. Я предлагаю вам сегодня подумать об автоматизации, чтобы завтра она облегчила вам жизнь.

Настройка автоматизации — не просто трата времени, это инвестиция, которая предполагает возврат и приумножение потраченных средств.

Для начала проведите анализ — постарайтесь в деталях представить весь путь задачи от старта и до закрытия и на каждом шаге задавайте себе вопросы — «есть ли здесь проблема?» и «как должно быть в идеале?». Пример:

Заявка пришла на email

Есть ли здесь проблема, замедляющая процесс?

  • Заявки приходят в inbox вперемешку с коммерческими предложениями и спамом. Это может затруднять обработку заявок

Как должно быть в идеале?

  • Все заявки должны быть отделены от «шума», а заявки от клиентов с назначенным менеджером должны перенаправляться менеджеру.

Что можно сделать?

  • Настроить правила обработки почты, раскладывая письма «по полочкам», и автоматически пересылать ответственным лицам.

Главная задача анализа — сформировать цели. Когда мы знаем к чему стремимся — уже можно вписывать это в имеющиеся бюджеты и технологические возможности и идти на компромиссы, но забудьте об ограничениях во время анализа, не бойтесь изобретать, не ограничивайте свою мысль.

Пример с email — нарочито простой, обычно такая автоматизация не требует привлечения технического специалиста, это то, что вы можете сделать самостоятельно уже сегодня. Но если говорить о связи нескольких программных продуктов в единый производственный конвейер или создании новых систем — вам точно понадобится помощь квалифицированной команды и координатора.

 

Rambler's Top100