Согласитесь, что многие из вас хоть раз в жизни мечтали о клоне или говорили: «Я не могу разорваться»? Если вы и сейчас о таком размышляете, то хороший ассистент – вот решение этой проблемы. Он найдёт для вас аленький цветочек, съездит за ним в тридевятое царство и попутно дозвонится туда, куда, казалось, невозможно (в диспетчерскую ЖКХ, например).
Профессия секретаря/ассистента издавна сопровождается тонной стереотипов, касающихся и внешности, и уровня знаний, и степени близости с руководителем…
Однако, эта профессия – целое искусство, а не пустой звук, она вовсе не похожа на валяние дурака. Внешнее спокойствие, мягкость и улыбчивость ассистента периодически сопровождаются внезапно случившимся казусом, о наличии которого чаще всего знают только он и его руководитель. И это может быть чем угодно, иметь любой характер. Будь то штаны, которые предательски порвались на очень интересном месте и не в самый подходящий момент, или отмененный стыковочный рейс в длинном и сложном пути на конференцию, начинающуюся через несколько часов. В любой непонятной ситуации нужно уметь сохранить лицо и холодный разум, потому что только так можно решить все вопросы играючи и незаметно для остальных.
В хорошей картине мира ассистентом должен быть эмпатичный, внимательный, структурный человек, умеющий предугадывать мысли, действия и желания того, кто находится рядом. А в идеальной – это, как говорится, и чтец, и жнец, и на дуде игрец, а если нужно, то и эквилибрист. Такие навыки отлично вырабатываются в HoReCa, поэтому очень рекомендую присмотреться к тем кандидатам, которые работали барменами, бариста, официантами и иже с ними (не забыв при этом уточнить причину смены работы), так как помимо навыков приготовления кофе, у людей из сферы обслуживания часто уже привита привычка улыбаться, быть вежливым и услужливым.
Помимо перечисленного выше, в моём представлении, действительно хороший ассистент должен быть не просто правой рукой, а настоящей мини-копией своего руководителя, его продолжением. У меня и Анастасии настолько читерский союз, что я могу не только ответить на телефонный звонок так, что далеко не каждый человек по ту сторону провода сможет заподозрить что-то неладное, но и сходить вместо неё на лекции в университет (надеюсь, никто из преподавателей этого не видит). Но это не все задачи, которые ассистент может взять на себя и снять лишнюю нагрузку с руководителя. Кроме этого, я:
- Ищу информацию и товары в сети;
- Записываю ко врачам/в салон красоты;
- Согласовываю даты и время встреч с людьми;
- Бронирую отели и покупаю билеты;
- Проверяю тексты на орфографию и пунктуацию;
- Сопровождаю на конференциях и решаю вопросы по организации и комфортному пребыванию на мероприятии;
- Разбираю почту;
- Принимаю/отправляю доставки;
- Подбираю исполнителей на мероприятия (фотографы, видеографы);
- Собираю документы для подачи в разные инстанции;
- Составляю документацию (шаблоны договоров и отчетов);
- Ну и, конечно же, поливаю цветочки и делаю кофе, как без этого.
И это далеко не всё… Возможно, на некоторые из перечисленных задач вы можете сказать: «пфф, да это же минутное дело», но на такие мелкие однотипные задачи совокупно может уходить по несколько часов в день, которые руководитель при наличии ассистента может направить в правильное и более полезное для его бизнеса русло.
Лайфхак «Как найти ассистента?» в качестве бонуса для тех, кто дочитал статью до конца.
В одной из компаний, где я работала, у нас была возможность приглашать людей на собеседование, вручая им «WOW-card». Это своеобразная визитка, на которой были указаны контакты для связи с отделом кадров и фраза о том, что нам очень понравилось обслуживание, и мы бы хотели пригласить этого человека к нам на работу. Такую карточку можно было вручить в любом месте, вне зависимости от сферы, будь то: продуктовый, кофейня, цветочный или аптека. Не обязательно сильно заморачиваться и делать для этого отдельные карточки, можно вручать и свою визитку, приглашая на собеседование в устной форме. Но, если вдруг захочется сделать ту самую «WOW-card», отражающую вас и вашу компанию, то наш дизайнер обязательно поможет с этим!
